Najpogostejše napak pri beleženju delovnega časa ter kako jih preprečiti

V dobi digitalizacije bi pričakovali, da je beleženje delovnega časa samoumevno, učinkovito in zakonito. Pa ni. Mnogim podjetjem se beleženje še vedno zatika – bodisi zaradi zastarelih metod, nejasnih pravil ali zanemarjanja zakonodaje. Posledice niso zgolj interne – napačno evidentiran delovni čas lahko pomeni inšpekcijske globe, slabe odnose z zaposlenimi in celo sodne spore.

Članek podrobno analizira, katere so najpogostejše napake podjetij pri beleženju delovnega časa, zakaj do njih prihaja in kako jih preprečiti – z znanjem, prilagoditvami in ustrezno tehnologijo.

Delovne ure 2025

Papir in Excel ne sodita več v leto 2025

Najpogostejša napaka, ki se še vedno dogaja v številnih podjetjih, je uporaba ročnih evidenc ali Excel tabel za vodenje prisotnosti. To sicer deluje pri mikro podjetjih, a že pri treh zaposlenih se pojavi težava s konsistentnostjo, nadzorom in točnostjo podatkov.

Ročno vodenje je izpostavljeno človeškim napakam – zamujenim vnosom, pozabljenim odmorom, napačno izračunanimi urami. Če pride do spora z zaposlenim ali obiska inšpekcije, tak sistem ni verodostojen dokaz.

Rešitev: prehod na digitalno beleženje z avtomatskim zajemom časa in zgodovino popravkov. Tak sistem omogoča tudi vnos z mobilnih naprav, kar je ključnega pomena za delo na terenu. Priporočamo sistem MojeUre.si.

Nejasna pravila za zamude, odsotnosti in nadure

Podjetja pogosto nimajo jasno definiranih pravil, kdaj se šteje, da je nekdo prišel prepozno, koliko minut odmora pripada zaposlenemu, ali kako se beležijo nadure. Zaposleni zato improvizirajo ali se ravnajo po “ustnem dogovoru”.

V praksi to pomeni: nekateri beležijo več, drugi manj, tretji pa se izogibajo sistemu, ker vanj ne zaupajo.

Rešitev: interni pravilnik o beleženju delovnega časa naj bo jasen, razumljiv in dostopen vsem. V njem naj bodo definirani začetki in konci delovnega časa, pravila za prekinitve, obveznosti ob delu od doma in način beleženja nadur.

Pomanjkljiv nadzor nad delom na daljavo

S porastom hibridnega dela se je pokazalo, da mnoga podjetja nimajo prilagojenega sistema za evidenco dela od doma. Zanašanje na izjave zaposlenih brez možnosti preverbe ali potrditve odpira vrata za nesporazume.

Poleg tega je delodajalec zakonsko odgovoren, da vodi evidence delovnega časa tudi za delo na daljavo. Tukaj ne gre za vprašanje zaupanja, temveč za vprašanje skladnosti z zakonodajo.

Rešitev: uporaba sistema, ki omogoča vnos ur tudi na daljavo, z možnostjo potrditve nadrejenega. Idealno je, da sistem evidentira lokacijo ali vsaj napravo, s katere je bil vnos opravljen, kar dodatno zagotavlja zanesljivost podatkov.

Ignoriranje zakonodaje o evidencah

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti jasno določa, katere podatke mora podjetje voditi za vsakega zaposlenega. Vendar mnogi še vedno beležijo zgolj prihod in odhod, brez upoštevanja odmorov, sprememb razporeda ali izrabe ur.

Poleg tega nekateri sistemov sploh ne arhivirajo dovolj dolgo, kar pomeni, da ob inšpekciji ne morejo dokazati pravilnega beleženja za preteklo leto ali dve.

Rešitev: poznavanje zakonodaje je nujno. Sistem za beleženje naj samodejno vodi zahtevane podatke – število ur, odmori, izraba delovnega časa, službene poti. Vsi podatki naj se hranijo najmanj 10 let v skladu z zakonodajo.

Popravljanje ur brez sledi

V določenih primerih nadrejeni popravljajo vnešene ure zaposlenih – v dobri veri, da popravljajo napako. A vsak popravek mora biti evidentiran, z razlogom in sledljiv.

Če sistem omogoča spremembe brez zgodovine, se lahko podatki zlorabijo ali postanejo neuporabni kot dokaz.

Rešitev: sodoben sistem mora beležiti vse spremembe z uporabnikom, datumom in razlogom popravka. Na ta način se ohrani transparentnost in zaupanje.

Pomanjkljivo usposabljanje zaposlenih

Še tako dober sistem ne bo deloval, če zaposleni ne razumejo, kako ga uporabljati. V nekaterih primerih prihaja do nenamernih napak: nekdo se pozabi prijaviti, drug se prijavi dvakrat, tretji sploh ne ve, da je moral evidentirati službeno pot.

Pogosto se zgodi, da vodstvo sistem vzpostavi, a zaposlenih ne informira ali usposobi.

Rešitev: ob uvedbi novega sistema je ključno, da podjetje izvede izobraževanje za zaposlene. Prav tako je priporočljivo pripraviti kratek priročnik za uporabo in določiti kontaktno osebo za vprašanja.

Prepozen odziv na nepravilnosti

Če podjetje ugotovi, da določen zaposleni ne beleži časa pravilno, pogosto to ignorira. To pošilja napačen signal drugim in ruši sistem kot celoto. Neodzivnost pomeni, da sistem beleženja izgublja verodostojnost.

Rešitev: odziv naj bo hiter, a spoštljiv. Zaposlenega se opozori, razloži pomen pravilnega beleženja in mu po potrebi pomaga pri učenju sistema.

Beleženje časa ni le formalnost

Evidenca delovnega časa ni le še ena birokratska obveznost. To je namreč ogledalo odnosa podjetja do zaposlenih, organiziranosti in skladnosti s predpisi. Napake pri beleženju ne škodujejo le podjetju, ampak tudi zaupanju v ekipo in urejenost delovnega okolja.

Z upoštevanjem zakonodaje, uvedbo sodobnih orodij in jasne komunikacije se lahko podjetja izognejo nepotrebnim težavam. Pravi sistem beleženja ni zgolj varovalo pred inšpekcijo – je podlaga za pošten, pregleden in učinkovit odnos med delodajalcem in zaposlenimi.

Papir ali digitalno: Katera evidenca delovnega časa je najboljša?

Objava Najpogostejše napak pri beleženju delovnega časa ter kako jih preprečiti se je pojavila na Vse za moj dan.